Jak už název napovídá, tak se dnes zaměřím na metodu GTD ve volném překladu Zvládejte věci dokončit. Jedná se o oblíbený systém na správu úkolů, který vymyslel velmi známý americký konzultant na produktivitu David Allen.

Pro koho je metoda vhodná?

Všichni určitě občas vnímáme stav, kdy se nám v hlavě honí spoustu úkolů, nápadů, projektů nebo schůzek. Ve stejném okamžiku propadáme panice, protože se před námi valí spousta práce. Skáčeme z jednoho úkolu na druhý, aniž bychom některý dokončili. A právě GTD nám pomůže se soustředit na jednotlivé dílčí kroky a rozplánovat si pracovní postup, abychom vše zvládli bez stresu a v požadovaném termínu.

Pokud tedy žijete ve věčném chaosu a chcete si den a práci více rozplánovat, GTD je přesně pro vás.

Jak tedy postupovat a zařadit GTD do našeho života?

Díky následujícímu postupu systematizujete nepořádek a ulevíte vašemu mozku:

1. Zachyťte vše
   • poznamenejte si veškeré své myšlenky
   • žádný nápad není malý ani velký
   • vše je důležité
2. Vyjasněte si zadání
   • zpracujte si jednotlivé nápady
   • roztřiďte je do jasných a konkrétní kroků
   • rozhodněte, zda je myšlenka projektem, další akcí nebo zda je vůbec důležitá
3. Uspořádejte
   • zařaďte vše na své místo
   • přidejte si deadline do kalendáře nebo delegujte na někoho jiného
   • co nezvládnete, tak jednoduše smažte nebo to nechte „uležet“
4. Revidujte
   • pravidelně si procházejte své seznamy a projekty
   • aktualizujte a kontrolujte
5. Začněte
   • pusťte se do jednotlivých úkolů

Důležité je také myslet na to, že když vás napadne úkol (činnost), který můžete vyřešit vy sami a nezabere vám více jak 2 minuty, tak na nic nečekejte a prostě záležitost vyřešte. Může se jednat o krátkou odpověď na e-mail, rychlý telefonát, přidat mléko na nákupní seznam nebo si třeba zaznamenat schůzku do kalendáře.

Jako u každých nových věcí i zde budete muset věnovat v začátcích svůj čas a energii na nastavení systému. Ale pokud se k tomu odhodláte, tak to bude už jenom jednodušší a váš mozek vám velmi rychle poděkuje. Jako pomůcku si stáhněte obrázek níže, podle kterého budete postupovat.

Kdy a jak začít?

Začněte hned, protože řešit správu úkolů pomocí GTD vás změní na produktivního člověka. Zvládnete stíhat spoustu dalších záležitostí. Nebo s klidným srdcem budete trávit více času s rodinou.

Nejlepším způsobem, jak metodu GTD implementovat je používat aplikaci, která vše usnadní. Můžete vzít do ruky samozřejmě i starý dobrý poznámkový blok a tužku, ale tento způsob si žádá hodně disciplíny a organizace.

Doporučuji aplikaci, kterou budete moci mít jak na počítači, tabletu ale i na telefonu. Budete si zapisovat veškeré myšlenky a nejčastěji u sebe máme právě telefon.

Doporučené aplikace:

• Todoist
  • za mě nejlepší aplikace pro GTD
  • úkoly zadáte a roztřídíte během pár vteřin
  • máte možnost free verze, ale je celkem omezená a za mě to nejdůležitější chybí – což je připomenutí na zpracování úkolu
  • ale již od 3 EUR za měsíc máte možnost plné verze, která je pro běžného uživatele ideální

• OmniFocus
  • stejně skvělá aplikace přímo na GTD
  • máte k dispozici velké množství přednastavených funkci
  • nevýhodou je vyšší cena a pro někoho může být i překážkou pouze anglická verze

• Trello
  • velmi jednoduché a přehledné řešení pomocí sloupců a karet
  • možnost notifikací, štítků a samozřejmě sdílení
  • a jako bonus navíc …. je zdarma!

• Evernote nebo Notion
  • pokud jste zvyklí na podobné aplikace, tak můžete GTD implementovat i do nich
  • doporučuji ale více zapřemýšlet, jakým způsobem chcete aplikaci používat a správně si nastavit jednotlivé třídění úkolů

• Mailoví klienti
  • skvělá volba, když řešíte úkoly pouze prostřednictvím e-mailu
  • jednotlivé zadání si roztřídíte přímo do synchronizovaného kalendáře
  • součástí spoustu klientů je i jednoduchý To-Do list, který splní svůj účel
  • vhodný je např. Microsoft Outlook či Google

Pokud se chcete o technice Getting Things Done dozvědět co nejvíce, doporučuji si přečíst knihu Mít vše hotovo od již zmiňovaného Davida Allena. David napsal i další rozšířenější verze a věřím, že si každý fanoušek produktivity najde to své.

Baví vás tento článek? Další články a návody k životu s technologiemi najdete tady: https://lukasbarda.cz/blog/