Všichni provajdři e-mailových klientů jako Microsoft nebo Google se předhánějí v tom, jak moc je jejich poslední verze user-friendly, intuitivní a kolik dalších chytrých vychytávek a automatických propojení na další aplikace nabízí. Nejzásadnější otázkou ale zůstává – kolik procent uživatelů dokáže potenciál těchto propojení využít?
Pracuji v korporaci jako projekťák, takže zvládání e-mailů, kalendáře a orientace v nich, nezbytně patří mezi moje základní hygienické návyky. Když od někoho něco očekávám, což je prakticky od každého kolegy, kterému posílám e-mail, nezřídka se po několika urgencích setkávám s odpovědí: ,,ty jo, ono mi to někam zapadlo…“. Tahle odpověď se dá v dnešní době číst jen jedním způsobem – nenaučil jsem se pracovat s Outlookem. Abyste se nemuseli řadit mezi tuto skupinu vymlouvačů, nasdílím vám pár svých postupů, které používám a které mi fungují.
Rychlé zpracování těch jednoduchých
Nemám rád, když končím pracovní den a mám v inboxu nějaký nepřečtený e-mail nebo lépe řečeno jakýkoliv mail. Prakticky každá zpráva, kterou mi někdo pošle, vyžaduje nějakou akci – odpověď, zavolání, vyhledání, analýzu atd. Jinými slovy tu zprávu nějakým způsobem musím zpracovat. Zpracovat ale neznamená, že se okamžitě po obdržení té dané zprávy vrhnu na vyřešení jejího obsahu.
Řídím se zde mým pravidlem chvilky, což je časový rámec někde mezi 0–5 minutami (vizte např. pravidlo 2 minut od Davida Allena, autora metody GTD). Když po shlédnutí předmětu a prolétnutí obsahu vyhodnotím, že za tu dobu dokážu e-mail vyřídit komplet, udělám to.
Zpravidla jde o odpovědi obsahující pár informací z mé hlavy, velmi jednoduše a rychle dohledatelné informace nebo třeba přeposlání na kompetentnějšího kolegu. Tím je e-mail vyřešen a putuje do nějaké složky v e-mailu, která svým názvem zastřešuje dané téma, projekt, aktivitu atd.
Pokud na mnou odeslaný e-mail ještě čekám od adresáta nějakou reakci (drtivá většina mých zpráv), tak abych v tom množství neztratil orientaci, putuje takový e-mail do složky „Waiting for / Čekám na“, kde zároveň dle své naléhavosti dostává časový příznak, do kdy potřebuji dostat zpětnou informaci, provést danou akci atd.
Toto se týká i e-mailů, kde jsem třeba jen v kopii, ale za kompletní dodávku mám odpovědnost, a tím pádem mám i zájem na tom, aby se požadavek z mailu včas vyřešil. Zároveň pak mezi každodenní rutinní akce patří kontrola takové složky a řešení požadavků blížících se termínu nebo po termínu („to jsou ty zapadlý věci…“).
Co když e-mail vyžaduje víc času?
Pak tu máme typy e-mailů, které vyžadují nějakou mojí časově náročnější akci. Ať už jde o dohledání nějakých čísel, vytvoření kapacitního plánu, přípravu prezentace na steering, určitě mě to bude stát více než pár minut času, zpravidla spíš pár hodin.
A to je čas, který potřebuji v kalendáři najít jen pro sebe a neřešit při tom jiné věci. Proto zpracování takového e-mailu pro mě znamená okamžité otevření kalendáře, nalezení vhodného časového slotu pro tuto akci a blokaci času. Tím je e-mail zpracován, přesouvám ho tedy do příslušné složky a inbox je zase prázdný.
Blokaci času v kalendáři mohou vyžadovat i jiné e-maily, typicky jde o schůzky s více účastníky, kde je potřeba vyřešit problém, který se přes mail vyřešit nedá. Takové schůzky někdy nemusí být jednoduché naplánovat během chvilky, obzvlášť když se na volné termíny musíte dotazovat asistentek různých Board memberů, Tribe leadů atd.
Tím pádem tyhle typy e-mailů obratem přesouvám do složky „To plan“ a v čase, který mám v kalendáři blokovaný na plánování aktivit, dořeším a odešlu pozvánku na meeting navazující na danou e-mailovou komunikaci.
„To call„, To-Do a barvičky
Samozřejmě některé e-maily jde vyřešit okamžitým telefonátem, který ale není úplně záhodno provádět třeba v časech, kdy zpracováváte maily, ale adresát si ještě vyspává. Jsem ranní ptáče, a proto tyto maily okamžitě putují do složky „To call“ a v čase, který je až po prvním zakokrhání kohouta a mám ho vyhrazený na telefonáty, tento hovor provedu.
Jak asi chápete, tímhle způsobem také trochu přeskakuji aplikaci „To-Do“, protože pro řešení daných úkolů už si rovnou vyhrazuji čas a není tedy třeba vést si úkol duplicitně v nějakém tasklistu. Ale neznamená to, že takovou aplikaci nepoužívám vůbec. Dávám si tam věci, které různě vycházejí z diskuzí, napadají mě při přemýšlení o daném problému atd.
Zároveň abych se z toho plného kalendáře nezbláznil, skupina událostí každého typu má vždy svou barvu. Při prvním pohledu na kalendář tedy hned vidím, kdy schůzuji/přemýšlím/volám/plánuji, aniž bych musel číst předměty nebo obsahy událostí.
Vyberte si to nejlepší na míru
Věci, které zde popisuji, nejsou zpravidla z mojí hlavy, ale kombinací různých metod, které se věnují produktivitě a Věci, které zde popisuji, nejsou zpravidla z mojí hlavy, ale kombinací různých „inbox zero method“, které se věnují produktivitě a efektivitě práce s mailboxem (př. ZeroInbox, GTD). Tak jako všem, i mně vyhovuje od každého něco, a proto jsem se inspiroval a vytvořil si takový vlastní hybrid. Zavedení těch postupů do praxe a navyknutí si na ně, ale nějakou dobu trvá a chce to disciplínu. Nic nezačne fungovat ihned a automaticky bez žádného úsilí. Držím palce, aby vám ,,to už nikdy nikam nezapadlo“!
Baví vás tento článek? Další články a návody k životu s technologiemi najdete tady: https://lukasbarda.cz/blog/
