A Conference Call in Real Life video na 4 minuty – pobaví vás 🙂
Netiketa (pravidla slušného chování na internetu):
Obecná pravidla
- Adresátem sdělení je člověk. Berte na něj ohled. Ublížit v online prostředí je snazší.
- To, co je neakceptovatelné v realitě, je neakceptovatelné i v online prostředí.
- Nejdřív přemýšlejte a pak pište.
Pravidla k online schůzkám obecně
- Je schůzka vůbec potřeba?
- Předmět schůzky odráží, o co ve schůzce půjde
- Pozvánku obsahuje agendu schůzky
- Pozvánka je krátká a výstižná
- Zvu jen lidi, kteří jsou na schůzce třeba
- Je-li potřeba nějaké přípravy, tak o tom v pozvánce informuji
- Schůzky organizuji v pracovní době
- Nechávám na začátku nebo na konci pauzu na přepnutí
- Zapínám kameru a vypínám mikrofon, když nemluvím
- Nepřetahuji čas schůzky
Desatero pro online schůzky
- Připravte se: Otestujte kameru, mikrofon a připojení, připravte si dokumenty a ujasněte si cíle schůzky.
- Vyberte klidné prostředí: Zajistěte si nerušené místo s čistým a profesionálním pozadím.
- Buďte dochvilní: Připojte se na schůzku včas, ideálně dříve pro případ technických problémů.
- Používejte kameru správně: Kamera by měla být v úrovni očí a ukazovat vás v dobrém světle.
- Vypínejte mikrofon, když nemluvíte: Zamezíte tak rušivým zvukům na pozadí.
- Dodržujte strukturu schůzky: Držte se stanovené agendy a respektujte časový rámec.
- Zapojte se aktivně: Sledujte diskuzi, pokládejte otázky a sdílejte své názory.
- Nepřerušujte ostatní: Počkejte na svůj prostor k mluvení a respektujte pravidla moderace.
- Vyhněte se multitaskingu: Během schůzky se soustřeďte výhradně na probíraná témata.
- Zakončete profesionálně: Shrňte hlavní body, stanovte další kroky a poděkujte účastníkům za jejich čas.
Nejčastější technické chyby na online schůzkách
- Neprofesionální nastavení kamery a zvuku:
- Kamera směřující nevhodně (např. příliš nízko/vysoko, ukazuje rušivé pozadí).
- Nekvalitní mikrofon nebo nevyzkoušený zvuk, který ruší účastníky.
- Řešení:
- Tipy na vhodné umístění kamery (oční úroveň, klidné pozadí).
- Doporučení mikrofonů nebo používání sluchátek s mikrofonem.
- Použití funkcí pro testování zvuku a videa před schůzkou.
- Nestabilní připojení k internetu:
- Časté výpadky nebo zpoždění hlasu.
- Řešení:
- Příprava záložního plánu (např. připojení přes mobilní data).
- Testování rychlosti internetu před důležitými schůzkami.
- Nepřipravené pracovní prostředí:
- Hluk na pozadí (např. štěkání psa, dětský pláč).
- Chaos v záběru kamery.
- Řešení:
- Doporučení tichého místa nebo použití softwaru na potlačení šumu.
- Virtuální nebo rozmazané pozadí.
Nejčastější komunikační chyby na online schůzkách
- Nepřipravenost na schůzku:
- Nejasná agenda nebo cíl schůzky.
- Účastníci, kteří neznají kontext nebo detaily.
- Řešení:
- Nastavení agendy a její sdílení předem.
- Poslání přípravných materiálů (pokud jsou potřeba).
- Nesprávná interakce mezi účastníky:
- Přerušování ostatních během mluvení.
- Nezapojení tichých účastníků.
- Řešení:
- Použití funkcí „zvednutí ruky“ nebo moderace diskuze.
- Aktivní zapojení tichých členů otázkami.
- Pasivní účast nebo multitasking:
- Účastníci vypnutí (přítomní pouze formálně).
- Současné vykonávání jiných činností (např. psaní e-mailů).
- Řešení:
- Použití interaktivních prvků během schůzky (ankety, dotazy, brainstorm).
- Krátké přestávky během delších setkání.
Mé doporučení pro interaktivitu, chat a otázky obecně
< 10 účastníků – Audio a zapnuté kamery
10 – 50 účastníků – Chat a hlásení se o slovo + kamera dle situace
50 + účastníků – Využití Microsoft Forms, Slido, nebo Menti + vypnuté kamery
Checklist pro profesionální vystupování na online schůzkách
1. Příprava před schůzkou
• ✅ Agenda: Je cíl a program schůzky jasně stanoven a sdílen s účastníky?
• ✅ Technologie: Otestovali jste kameru, mikrofon a připojení k internetu?
• ✅ Prostředí: Je pracovní prostředí uklizené, tiché a bez rušivých elementů?
• ✅ Pozadí: Používáte neutrální nebo virtuální pozadí, které neruší?
• ✅ Dokumenty: Jsou všechny potřebné podklady připravené a snadno dostupné?
2. Profesionální vzhled
• ✅ Oblečení: Máte vhodné oblečení odpovídající charakteru schůzky?
• ✅ Světlo: Je vaše tvář dobře osvětlena, ideálně přirozeným světlem?
• ✅ Kamera: Je kamera v úrovni očí a zabírá vás přirozeně?
3. Během schůzky
• ✅ Zapnutí/vypnutí mikrofonu: Máte mikrofon vypnutý, když nemluvíte, a zapnutý při mluvení?
• ✅ Komunikace: Vyjadřujete se jasně, stručně a neskáčete ostatním do řeči?
• ✅ Zapojení: Sledujete diskuzi, aktivně reagujete a neprovádíte multitasking?
• ✅ Časová organizace: Dodržujete čas vyhrazený pro schůzku a její jednotlivé části?
4. Zapojení účastníků
• ✅ Pozornost: Používáte otázky, ankety nebo interaktivní prvky k zapojení účastníků?
• ✅ Tišší účastníci: Dáváte prostor pro vyjádření i méně aktivním účastníkům?
• ✅ Reakce: Sledujete neverbální signály (např. výrazy tváře) a přizpůsobujete komunikaci?
5. Po skončení schůzky
• ✅ Závěr: Shrnuje moderátor schůzky hlavní body a další kroky?
• ✅ Follow-up: Jsou účastníkům rozeslány výstupy, poznámky nebo úkoly?
• ✅ Zpětná vazba: Žádáte o zpětnou vazbu na průběh schůzky pro budoucí zlepšení?
