Blíží se 20. října, tedy den informačního zahlcení. „Slaví“ se už od roku 2009. Čemu jinému se tedy věnovat než právě tomuto fenoménu naší doby.
Kolikrát jste si už řekli, že je těch informací prostě moc? Díky internetu máme snadný přístup k informacím kdykoli a kdekoli. Avšak stejně jako chytrý telefon má i naše mysl omezenou kapacitu.
Je ironií naší doby, že informace, které měly zvýšit produktivitu, jí stojí v cestě. Předpokládalo se, že tok informací přinese přehlednost a usnadní výměnu myšlenek. Měl posílit postavení zaměstnanců a napomoci rychlejšímu rozhodování. Že nám dostatek kvalitních informací pomůže dělat lepší rozhodnutí. Přetížení informacemi je nyní ale jedním z největších problémů organizací napříč odvětvími. Často vede ke snížení angažovanosti zaměstnanců a k únavě z rozhodování. Nebo rovnou k rozhodovací paralýze.
Kolik máme dat a dopad zahlcení v číslech
V roce 2018 firma International Data Corporation předpověděla, že v roce 2025 vzroste objem dat na světě na 175 zettabytů. Každý den se vygeneruje přibližně 5 kvintilionů bajtů dat. Kolik to je? Odkážu vás spíš na Wiki sem a udělejte si obrázek sami. Dat, která svět vytvoří v příštích třech letech, bude víc než všechna data vytvořená za posledních 30 let. Zajímavé je, že ze všech vytvořených dat se analyzuje a dále používá jen asi 0,5 procenta. Naše spotřeba médií napříč všemi kanály a formáty mimochodem zabere podle odhadů každý den více než 13 a půl hodiny.
Dopad na zaměstnance a jejich produktivitu
Odhaduje se, že ztráty, které jsou přímým i nepřímým důsledkem informačního přetížení, činí přibližně 650 miliard dolarů ročně. Jsou to náklady spojené s přerušením produktivity. Ve firmě s 1000 zaměstnanci všichni pracovníci dohromady promrhají ročně přibližně 655 000 hodin hledáním informací pro svou práci. Jak to může vypadat v praxi? Je to třeba hledání poslední verze dokumentu po mailech, nějaké informace na internetu, intranetu, Sharepointu, síťovém disku atd.
Nejzajímavější výstupy ze studie firmy International Data Corporation z roku 2018:
- Znalostní pracovníci skáčou mezi úkoly každé tři minuty
- IQ zaměstnanců kleslo zhruba o deset bodů v důsledku vyrušování telefonáty a e-maily
- Zaměstnanci vyřizují e-maily v průměru 20 hodin týdně, tedy polovinu pracovní doby
- Zaměstnanci považují třetinu všech e-mailů, které dostanou, za zbytečné
Co je to informační zahlcení (information overload)
Termín informační zahlcení se používá pro situace, kdy je informací nadbytek a my nejsme schopni s nimi pracovat. Tato indispozice se může stát příčinou stresu a únavy. Moderní technologie a internet nám umožňují rychlý přístup k informacím, ale přinášejí i rizika, které mají dopad na naše zdraví.
Mezi příčiny informačního zahlcení se řadí:
- Nárůst produkce nových informací, kdy kvalita zpráv byla upozaděna rychlostí jejich publikace.
- Množství dostupných informačních nástrojů (telefon, TV, počítač).
- Velká míra informačních zdrojů (email, sociální sítě, aplikace, zpravodajské servery).
- Duplikace informací díky instatnímu přenosu dat na internetu.
- Nepřesné a irelevantní informace, jejichž autenticitu nelze ověřit.
S přísunem velkého objemu dat jsou spojená i rizika:
- Technostress je důsledkem informačního přetížení. Člověk má pocit, že se nemůže odpojit, nemá čas na relaxaci a má potřebu být stále na příjmu.
- Neschopnost zpracovat informace. Informací je přespříliš a mozek není schopen s nimi pracovat.
- Nadměrný objem informací způsobuje únavu.
- Diverzifikace informačních toků přináší roztržitost. Taky píšete pracovní email a kontrolujete u toho mobil?
Základy informační hygieny
Informační hygiena je jedno z řešení problémů spojených s informačním přetížením.
- Ověřte, zda opravdu potřebujete všechny emaily, které vám chodí do schránky.
- Odhlaste svůj email z reklamních marketingových kampaní.
- Oddělte osobní a pracovní korespondenci.
- Zkuste omezit čas strávený na internetu. Chytré telefony vám pomohou měřit čas strávený surfováním. Video návod najdete zde.
- Omezte informační smog. Možná není potřeba mít vždy televizi nebo hudbu v pozadí.
- Vypněte notifikace. Sami si určete, kdy s aplikacemi budete pracovat. Nenechte si notifikace přerůst přes hlavu. Vypnutí notifikací je základ všeho, psal jsem o tom třeba zde.
- Snažte se rozpoznat kvalitní data. Mnoho zpráv na internetu je nekvalitních a falešných.
- Rozmyslete předem, jakou informaci hledáte. Stanovení priorit vám pomůže eliminovat bezcílné brouzdání online světem.
- Vyhraďte si čas na vaše činnosti, včetně času stráveném na internetu. Tady pomůže metoda Pomodoro. Návod na ní vyšel v jiném článku zde.
- Zkuste začít a končit den jinak, než s telefonem v ruce.
Výše uvedené desatero vám může pomoci nastavit nové návyky pro boj s nadmírou informací. Mě fungují, i když je to běh na dlouhou trať. Zkuste taky a dejte vědět.
Chcete vědět víc? Řešíte zdravý vztah k technologiím u sebe, u svého týmu nebo doma u dětí? Koukněte na témata kurzů digitální rovnováhy, vyberete si!
